La Salle polyvalente

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La salle poly possède une surface de 125m2, divisible en 2 grâce à une cloison et comprend des sanitaires et un espace cuisine.
Elle est accessibles à tou·tes les habitant·es de l'îlot à partir de 16 ans et adhérent·es de l'asso...
Et aux enfants accompagnés d'un adulte.
Elle sert à des réunions, des activités, des repas partagés, des soirées privées etc.. et accueille aussi sur demande, des assos extérieures, du quartier par exemple.

Elle est gérée par la commission Salle Polyvalente, composée en principe de 8 membres bénévoles, (2 par bâtiment) renouvelés par moitié lors de l'AG annuelle de l'association.
Elle a pour fonction de :
- Gérer les réservations de la salle, conformément à ses règles d'usage ( que l'on trouve ci-dessous dans l'onglet "le règlement complet) ;
- Arbitrer en cas de "conflit" de créneau ;
- Soumettre à l'Assemblée des Habitant·es les demandes de créneaux réguliers de type hebdomadaire ;
- Faire un état des lieux régulier et alerter les habitant·es sur d'éventuels problèmes
- Collecter les adhésions et participations aux frais ;
- Recueillir les demandes particulières des habitant·es.

Cliquer ici pour envoyer un mail à la commission ou : sallepoly4vents@framalistes.org

Tout sur la salle poly

- Les habitant·es adhérent·es à l'association à jour de leur cotisation pour eux-mêmes, une commission, une réunion, une activité, une soirée avec des amis etc...
Ils et elles réservent directement dans l'agenda.

Une demande à la commission est nécessaire pour :
- réserver un créneau régulier pour une activité de type hebdomadaire,
- les habitants qui veulent réserver pour leur association,
- les associations extérieures.
Cliquer ici pour envoyer un mail à la commission ou : sallepoly4vents@framalistes.org
Pratique : On peut réserver soi-même dans l'agenda : tout en bas du calendrier: "entrer un nouvel évènement". On remplit la fiche et _on note bien son nom et numéro d'appart. C'est important pour savoir qui a réservé et vous contacter si nécessaire.
On a le droit de changer d'avis, et si on annule, on n'oublie pas de
supprimer la fiche pour libérer le créneau :
- double-cliquer sur l'évènement qu'on veut supprimer
- cliquer sur supprimer
- puis confirmer

Astuce : la salle poly peut être divisée en deux, pour deux activités en simultané... si elles sont compatibles (niveaux sonores)
Dans ce cas : on coche "petite salle" si un petit espace suffit, ou "grande salle" ou les deux si on a besoin de toute la salle

Et aussi : Si je réserve pour une association, ou si j'ai besoin d'un créneau régulier de type activité hebdomadaire, j'envoie ma demande à la commission salle polyvalente
Cliquer ici pour envoyer un mail à la commission ou : sallepoly4vents@framalistes.org
Il n'y a pas de limite horaire sous réserve de respecter la tranquillité des voisins
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Pour les habitant·es : L'adhésion aux 4 Vents (15€ mini pour l'année) est requise pour utiliser la salle comme les autres espaces partagés.

Pour les assos et intervenant·es extérieur·es (qu'elles soient l'asso d'un·e habitant·e ou complètement extérieures), l'adhésion de 20,00 € est requise ainsi qu'une participation aux frais de 3,00 € par heure d'utilisation.

Un don ou échange de service peut remplacer le numéraire! Propositions à convenir avec la commission salle poly.

Ces tarifs peuvent être modifiés lors d'une Assemblée des Habitant·es.


Télécharger le fichier 20200117_Regles_dusage_SP_1.pdf
RÈGLES D'USAGE DE LA SALLE COMMUNE DES QUATRE VENTS

Sommaire
DESCRIPTION
1. UTILISATEURS
3. ACCES AUX DIFFERENTS ESPACES DE LA SALLE
4. NETTOYAGE et RANGEMENT
5. AFFICHAGE
6. HORAIRES
7. RESERVATION
8. TARIFICATION
9. MATÉRIEL
10. EMPRUNT DE MATÉRIEL
ANNEXES
Annexe 1 : plan des espaces
Annexe 2 : manuel de la cloison mobile
Annexe 3 : équipement de la cuisine
Annexe 5 : consignes de nettoyage et de rangement par espace
Annexe 6 : participation aux frais de fonctionnement

DESCRIPTION
La salle polyvalente des 4 Vents est la propriété collective des 4 Vents. Par convention avec la co-propriété, sa gestion est confiée à l’Association Aux 4 Vents.


La salle polyvalente est constituée d’un espace de réunion de 85 m2 divisible par une cloison amovible (manuel en annexe et affiché dans la salle).
Une fois divisé, l’espace se répartit ainsi :
- une petite salle avec une porte donnant sur le jardin, sans accès accès direct aux toilettes ni au coin cuisine, d’une surface de 27 m2 ;
- une salle moyenne de 58 m2 accessible depuis le jardin et l’allée de l’EFT, avec accès direct au coin cuisine et aux toilettes ;
S’y ajoutent
- un espace cuisine de 19 m2 (équipement en annexe) ;
- des sanitaires et un dégagement pour 21 m2.

Une commission « salle polyvalente», constituée d’au moins 2 habitant·es par bâtiment, se réunit mensuellement pour :
- examiner les demandes de réservation ;
- évaluer la participation aux frais ;
- faire un état des lieux régulier et alerter les habitant·es sur d'éventuels problèmes ou dégradations ;
- trouver des solutions aux remarques, doléances, demandes particulières des utilisateurs et habitants.

La commission est renouvelée sur la base du volontariat, par moitié à chaque assemblée générale annuelle de l’association, afin d'assurer un roulement tout en assurant le relais auprès des nouveaux membres.

1. UTILISATEUR.TRICES
Les utilisateur·trices de la salle polyvalente sont :
- les habitant·es-adhérent·es de l'association Aux 4 Vents après réservation ;
- des personnes morales et/ou associations extérieures sauf avis contraire du CA ;
- sans fins politiques ni religieuses (comme spécifié dans la charte de l’îlot).

La salle polyvalente accueille :
- tous les évènements concernant l'association Aux 4 Vents : réunions de gestion, fêtes, activités organisées par l'association ou activités proposées par un membre de celle-ci ;
- des événements privés organisés par les habitant·es-adhérent·es ;
- des personnes morales ou associations extérieures sous conditions examinées par la commission “salle polyvalente”.
Ces utilisateur·trices extérieur·es à l’îlot auront un ou deux habitant·es référent·es qui leur remettront la clé et/ou le vigik, feront l'état des lieux d’entrée et de sortie et récupéreront la clé et/ou le vigik au moment de leur départ.
Une caution de 300 € par chèque est demandée en échange du vigik et de la clé de la porte donnant sur l’allée de l’EFT. Ce chèque n’est pas encaissé et sera rendu au moment de la restitution du vigik et de la clé.
La salle n’ayant ni vestiaire ni douche, les participant·es à une activité sportive en seront informé·es et devront en tenir compte pour leur organisation.
Pour la quiétude des habitant·es de l’îlot, l’usage festif de la salle (fêtes, crémaillère) sera réservé aux seul·es habitant·es et leurs invité·es.
Les enfants de moins de 16 ans n’ont accès à la salle que s’ils sont accompagnés d’un·e adulte habitant·e aux 4 Vents ou d’un accompagnateur de l'événement organisé.

3. ACCES AUX DIFFERENTS ESPACES DE LA SALLE
La porte principale de la grande salle s’ouvre par vigik.
Les deux portes donnant sur le jardin et celle donnant sur l’allée de l’EFT s’ouvrent par clé.
L’accès à la “petite salle” se fait uniquement par clé une fois la cloison mobile installée.
Le verrouillage de la porte donnant sur l’allée de l’EFT sera vérifié après chaque utilisation de la salle.
Entre deux occupations, la cloison mobile doit être repliée.
La cloison mobile correctement déployée et verrouillée (voir manuel en annexe 2) permet le déroulement de deux activités simultanées, sous réserve de limiter le volume sonore de manière à ne pas gêner l’activité voisine. Chaque organisateur·trice doit respecter l’autre activité.
Le silence ne peut être garanti dans aucun des espaces.
L’occupant·e de la salle moyenne doit permettre l’accès aux toilettes aux occupant·es de la petite salle.

Utilisation du coin cuisine de la salle commune :
Il a vocation à réchauffer des plats, préparer et présenter la nourriture apportée, faire la vaisselle, entreposer et servir les boissons et plats lors des repas prévus et réservés.
L’espace cuisine est à disposition le temps de l’utilisation de la salle. Au départ des utilisateur·trices tout doit être vidé de toute nourriture et boisson.
Toute boisson abandonnée est réputée perdue, sauf si elle est emballée et étiquetée au nom du propriétaire. La nourriture restante sera jetée sans avertissement.
Les poubelles de tri sélectif doivent être vidées, et regarnies de sacs poubelle sauf pour le bac à bouteilles en verre..
Le lave-vaisselle est à disposition, et le produit de lavage fourni. Le mode d’emploi est affiché.

4. NETTOYAGE et RANGEMENT
Chaque utilisateur·trice doit laisser la salle dans l’état selon le plan en annexe 1 :
- espace central dégagé
- tables rangées contre les murs
- chaises empilées

En cas d’utilisation du lave-vaisselle, l’utilisateur·trice doit prévoir le rangement de la vaisselle propre le plus rapidement possible. En cas d’utilisation de la cuisine partagée de l'îlot, la vaisselle de la salle polyvalent doit être y rapportée propre.
Le lave-vaisselle ne doit être utilisé qu’avec les produits disponibles sous l’évier.

Les divers appareils électriques doivent être débranchés après utilisation, sauf dans le coin cuisine (cafetières, bouilloire, fours).

Chaque activité dans la salle doit pouvoir se faire dans un local propre. Il appartient à chaque utilisateur·trice de prévoir dans son temps d’occupation la durée nécessaire au nettoyage complet après son activité (cuisine, toilettes, aspirateur et serpillère sur l’ensemble des sols) et avant le début de l’activité suivante.
Le matériel de nettoyage est listé en annexe.
En cas de non-respect des règles de rangement et de nettoyage, la commission salle polyvalente se réserve la possibilité de refuser ou d’annuler la prochaine réservation.
Il est formellement interdit d’utiliser la salle comme dépôt d’encombrants sans l’accord préalable de la commission.

5. AFFICHAGE
L’affichage doit se faire uniquement sur les panneaux prévus à cet effet.
Aucun affichage d’aucune sorte n’est admis directement sur les baies vitrées.
Les annonces pour des activités ou services payants qui se déroulent dans la salle doivent clairement indiquer le prix en caractères de même taille que le texte de l’annonce.
Les annonces pour des activités commerciales et/ou payantes se déroulant à l’extérieur de l’îlot ne sont pas admises.
Les annonces dont la date est passée seront enlevées.

6. HORAIRES
Toute réservation concernant une activité potentiellement bruyante (musique, activité sonore ou grand groupe, etc) doit être préalablement déclarée à la commission salle polyvalente.
L’utilisateur·trice de la salle s’engage à respecter la quiétude des habitant·es en limitant le niveau sonore à partir de 23h.

7. RESERVATION

Certaines dates récurrentes liées au fonctionnement de l’îlot sont bloquées dans l’agenda : Assemblée des Habitant·es le 12 du mois, pique-nique du dernier WE du mois. Les 25 décembre, 31 décembre, le 21 juin et le 14 juillet la salle est exclusivement réservée aux habitant·es.

La commission « salle polyvalente» se réunit mensuellement pour examiner les demandes de réservation et évaluer la participation aux frais.

Mode de réservation:
- pour les structures : par mail auprès de sallepoly4vents@framalistes.org
- pour les habitant·es-adhérent·es : directement sur l’agenda de l’association https://www.les4vents.eu/cotejardin/?AgendA

Dans tous les cas, c’est l’habitant·e qui a réservé qui est prioritaire sur celle ou celui qui occupe la salle sans réservation. Ce·tte dernier·ère peut être amené·e à quitter immédiatement la salle au bénéfice de celles et ceux qui ont réservé.

Réservation par les habitant·es pour eux·elles-mêmes
L'utilisateur·trice doit indiquer ses nom et prénom dans l’agenda au moment de sa réservation.
Si plusieurs demandes sont déposées pour le même moment, priorité sera donnée par la commission salle polyvalente à celle ou celui qui a le moins utilisé la salle jusque là.

Réservation par une structure (association, institution, commerce)

Les structures ne peuvent réserver qu’en envoyant leur demande à sallepoly4vents@framalistes.org
Lorsqu’une demande de réservation par une structure est adressée à la commission, cette dernière répond dans les 10 jours suivant sa réception.
Proposition A : La commission se réserve le droit de refuser la réservation sans devoir justifier son choix.
Proposition B :
La commission se réserve le droit de refuser la réservation si :
- le créneau demandé est sollicité par un·e ou des habitant.es, les habitant·es restant prioritaires
- l’activité ne répond pas à la charte des habitant·es
- la structure n’a pas respecté les règles de la salle polyvalente lors d’une précédente réservation.

Le 3e WE du mois est prioritairement réservé pour les structures, à condition que cette réservation soit ponctuelle et adressée à la commission salle polyvalente avant le 1e du mois calendaire précédent. Au-delà de ce jour, les réservations se font “au fil de l’eau”, quel·le que soit l’utilisateur·trice.
Pour une demande d’utilisation de la salle de manière régulière et répétée par une structure, la commission sollicitera l'avis de l'ensemble des membres de l'association.
Quand la réservation est confirmée, l’attestation d'assurance "responsabilité civile" doit être fournie par la structure qui utilise la salle.
« s'oblige à souscrire une police d'assurance garantissant les locaux pendant toute la durée de la mise à disposition, contre les risques habituels et ceux pouvant naître de l'exercice de son activité ; »

8. TARIFICATION
La participation aux frais de fonctionnement de la salle est déterminée par la grille de tarification en annexe.

9. MATÉRIEL
- Une liste du matériel mis à disposition est en annexe et affichée dans la salle.
- Un état des lieux écrit est fait par un membre de la commission salle polyvalente au moment du prêt des clés-badge à une structure (voir modèle de convention de mise à disposition à lire ici)
- Le stock des consommables est vérifié avant et après utilisation par une structure.
- Un cahier de suivi (pages numérotées) pour les réclamations, réparations à faire, améliorations, etc. est disponible dans la salle.

Le matériel audio et vidéo fixe de la salle est destiné aux réunions et activités de loisir. Ce matériel ne doit pas être utilisé pour sonoriser une soirée musicale. En cas de dommage, l’utilisateur sera tenu d’assumer le coût de réparation et/ou de remplacement à neuf.
Il revient à l’utilisateur de la salle d’apporter son matériel de sonorisation.

10. EMPRUNT DE MATÉRIEL
Tout emprunt du matériel de la salle polyvalente doit être demandé à la commission.

On les trouve dans le drive de l'asso :
https://drive.google.com/drive/u/1/folders/0AG09r-8f95ZvUk9PVA